Presentación
El Perfil de Producción Institucional (PPI) consiste en un enfoque y método para analizar qué, cómo, cuánto y para quién produce una institución pública, a fin de privilegiar una producción institucional pensada de cara a las necesidades de los ciudadanos y generadora de resultados e impactos favorables a sus derechos y su bienestar, cuantificando el costo que tiene tanto producir esos bienes como alcanzar esos resultados. Esto permite a sus autoridades contar con evidencia sólida para tomar decisiones estratégicas y para optimizar el uso de los recursos disponibles (humanos, físicos, tecnológicos y financieros), avanzando rápidamente hacia una eficiencia asignativa y técnica.
Centenas de miles de funcionarios, técnicos y trabajadores que laboran en diversas instituciones del sector público de un país, llegan diariamente a su oficina en la mañana y trabajan durante 8 horas, pero no se sabe qué, cómo, cuánto y para quién producen. Sin duda producen algo importante, pero no se ha identificado qué bienes o servicios concretos (productos) genera ese esfuerzo laboral diario, qué resultados e impactos logran sobre las personas y a qué costo se realizan. Trabajan entonces sin que sus productos y sus resultados hayan sido claramente definidos, ni costeados y muchas veces los ciudadanos-usuarios también desconocen y, por tanto, desconfían de esos servicios.
• Instituciones de los gobiernos nacionales, subnacionales y gobiernos locales que tienen como responsabilidad primordial la producción y provisión de diversos bienes y servicios, individuales o colectivos, para los ciudadanos o para otras instituciones o empresas privadas, como son los servicios de educación, salud, seguridad social, justicia, seguridad ciudadana, crédito productivo, capacitación laboral, puertos, puentes, carreteras, entre otros.
• Otros grupos poblacionales como ciudadanos, instituciones y empresas receptores de esos servicios también se puede beneficiar del PPI .
La metodología del PPI se viene implementando desde el año 2019 en las siguientes instituciones de Gobierno:
- República Dominicana, Santo Domingo, Defensor del Pueblo, 2022
- El Salvador, San Salvador, Ministerio de Educación, Ciencia y Tecnología, 2021
- República Dominicana, Santo Domingo, Ayuntamiento del Distrito Nacional, 2020
- República Dominicana, Santo Domingo, Consejo del Poder Judicial, 2019
- Proporciona un enfoque conceptual, metodología, sistemas de trabajo, técnicas de implementación y herramientas informáticas.
- Asistencia técnica para transferir el conocimiento a equipos técnicos contrapartes, a fin de que se empoderen y apropien del PPI y puedan replicar en otros ámbitos o centros de producción.
- Identificación de los productos y principales rasgos productivos.
- Validación institucional.
- Incorporación a plataforma en línea.
- Realización de talleres de inducción y entrevistas bilaterales para el levantamiento de información.
- Determinación del tiempo de trabajo que le dedica cada empleado a cada producto y su costeo.
- Determinación del presupuesto por cada programa.
- Talleres para explicar el contenido de la plataforma final de consulta.
• Contar con un equipo contraparte de base -director/ra de planificación y/o presupuesto de la institución para ejercer el liderazgo metodológico y operativo de la implementación del PPI y garantizar su posterior replicabilidad y apropiación institucional.
• Disponer de un responsable administrativo de asegurar la logística operativa para el cumplimiento de las agendas acordadas y las entrevistas a ser realizadas.
• Compromiso por parte de los responsables de los “Centros de Producción” para cumplir con el plan de trabajo acordado y proporcionar con total veracidad la información requerida.
Resultados Esperados
- Conocimiento de los productos institucionales y sus rasgos productivos, entre ellos esfuerzo productivo, carga laboral, usuarios, productividad, volumen de producción, frecuencia, periodicidad, proceso productivo y problemas.
- Medición del tiempo de trabajo que dedica cada empleado a cada producto y su costeo
- Disponibilidad de cadenas de valor público para los productos terminales institucionales CORE: producción intermedia producción terminal resultados impactos
- Costeo de la producción institucional a nivel de productos (total y unitario), centros de producción y empleados.
- Cuantificación del presupuesto institucional junto con su clasificación bajo una estructura programática orientada a resultados.
Lo anterior conlleva la oportunidad para las autoridades de adoptar varias decisiones:
- Ajustar los productos intermedios e incorporar nuevos para centrarse en los productos terminales o servicios CORE.
- Validar que cada servicio CORE tenga los productos requeridos para alcanzar los resultados e impactos esperados.
- Verificar que los productos sean efectivos, eficientes y con la cantidad de insumos adecuados (eficacia)
- Revisar la estructura organizativa acorde con la nueva estructura de productos para alcanzar los resultados e impactos trazados.
- Elaborar un presupuesto en base a la estructura programática propuesta, basada en el costeo de la producción realizada.
Experiencias
1. República Dominicana, Consejo del Poder Judicial – 2019
a. Indicadores del Proceso
637 productos Institucionales
79 directores y encargados departamentales
2. República Dominicana, Alcaldía del Distrito Nacional- 2020
a. Indicadores del Proceso
185 productos Institucionales
36 directores y encargados departamentales
3. El Salvador, Ministerio de Educación- 2020
a. Indicadores del Proceso
386 productos Institucionales
55 directores y encargados departamentales
4. República Dominicana, Defensor del Pueblo-2021
a. Indicadores del Proceso
258 productos Institucionales
30 directores y encargados departamentales
Plataforma de Gestión
RESUMEN GENERAL DEL PPI
La imagen muestra los diferentes resúmenes de información general que disponen las autoridades dentro de la plataforma. Entre esta:
1. Estadísticas generales sobre cantidad de productos identificados, centros de producción trabajados, funcionarios participantes, cadenas de valor armadas, programas presupuestarios definidos, entre otros.
2. Cantidad de la producción terminal desagregada por producto CORE de la institución.
3. Cantidad de productos totales diferenciada por áreas sustantivas y por áreas de apoyo, con el número de trabajadores.
4. Costeo estimado de la producción terminal desagregada por producto CORE de la institución.
5. Estadísticas resumidas de cada elemento relevante como es la producción terminal e intermedia, las cadenas de valor y la estructura programática y los costos de producción.
PRODUCCION INTERMEDIA Y TERMINAL
Un primer grupo tiene que ver tanto con la producción terminal como intermedia relevada, destacando varios rasgos claves de su respectivo proceso productivo.
1. Una primera sección permite conocer información valiosa sobre cada uno de los centros de producción trabajados, tales como sus funciones y organización, sus productos, sus empleados, su productividad laboral, sus responsables, entre otros.
2. Una segunda sección ofrece información relevante sobre los rasgos productivos de cada uno de los productos identificando por ejemplo sus usuarios (ciudadanos u otros) el tiempo de elaboración, la frecuencia, la sinergia del producto dentro de la cadena de valor, entre otros.
3. Para el caso de las funciones y organización de cada centro de producción, se brinda a las autoridades información relevante referida a la función que cumple el centro, la manera cómo está organizado y el número de empleados que trabajan en el centro
CADENAS DE VALOR
1. Impacto esperado
2. Resultado deseado
3. Producto terminal (CORE) a generar
4. Productos intermedios que contribuyen a la producción del producto terminal
5. Detalle sobre los productos intermedios, con información del centro de producción al que pertenece y una descripción
COSTOS DE PRODUCCION
Un tercer grupo de resultados cuantifica el costo de la producción pública institucional desagregando información relevante para las autoridades sobre los costos por producto, por funcionario y por centro de producción. En el caso, del costo por producto, la Plataforma presenta a las autoridades varios campos de información que entran en el costo de la producción como son:
1. Producto en cuestión
2. Empleados que intervienes en la producción
3. Tiempo que dedica cada empleado a la producción de producto
4. Costo total del producto
5. Cantidad producida
6. Costo unitario del producto
Proceso de Implementación
La implementación del PPI sigue tres grandes etapas:
Identificación de los productos y tiempo de trabajo
Determinación productos CORE
