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SISTEMA DE TRANSPARENCIA DOCUMENTAL (TRANSDOC) – PNUD SIGOB

SISTEMA DE TRANSPARENCIA DOCUMENTAL (TRANSDOC)

Presentación

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Es un sistema de gestión y transparencia documental que procura transparencia y agilidad en la gestión de la documentación o correspondencia oficial que ingresa a una institución, circula a su interior, se elabora o sale de ella. TRANSDOC busca agilizar el trámite de documentos mediante mecanismos automáticos de gestión documental, reducir las intermediaciones burocráticas innecesarias que se dan alrededor de los documentos y fortalecer el control de gestión documental. TRANSDOC también busca transformar a las instituciones para que sean más sostenibles con el medio ambiente y establezcan políticas de «cero papel» papel a su interior.

¿Cuál es el contexto?

Ante la necesidad de las instituciones públicas por establecer un medio de comunicación con la ciudadanía y las entidades público-privadas que permita: transparentar, optimizar los procesos y/o actividades del sistema público, así como el establecimiento de estrategias orientadas a reducir el consumo del papel, a través del uso de documentos electrónicos, han motivado que los gobiernos sean más eficientes en la gestión de las correspondencias oficiales, garantizando la respuesta al solicitante en los plazos oportunos y acorde a los requerimientos.

En ese contexto, TRANSDOC contribuye a contrarrestar el rezago de ecosistemas digitales existentes en América Latina y el Caribe y otras regiones del mundo, siendo parte del nuevo modelo de la Gobernanza y del Gobierno Electrónico, que permite mejorar los servicios en el manejo de la información documental por parte de la institución y la interacción con el ciudadano y otras instituciones, simplificando los procesos de gestión documental y facilitando la creación de canales de comunicación que garanticen el acceso a la información con transparencia.

¿Para quién es el Módulo de Sistema de Transparencia Documental (TRANSDOC)?

TRANSDOC puede implementarse en cualquier entidad pública ya que las correspondencias son el medio oficial e institucional de comunicación. TRANSDOC también beneficia a la ciudadanía en general que solicita acciones y recibe respuestas a través de la correspondencia.

¿En donde se ha implementado el Módulo de Sistema de Transparencia Documental (TRANSDOC)?

TRANSDOC ha sido implementado en 106 instituciones en América Latina y el Caribe:

  • 100 gobiernos nacionales (34 Presidencias, 43 Ministerios, entre otras instituciones)
  • 3 gobiernos subnacionales
  • 3 gobiernos locales

Las últimas 10 implementaciones son:

  1. Ministerio de la Función Pública, Guinea Ecuatorial, 2022
  2. Dirección General de Presupuesto, Dominicana, 2022
  3. Ministerio de Relaciones Exteriores, Dominicana, 2022
  4. Alcaldía de Barranquilla, Colombia, 2021
  5. SerTV, Panamá, 2021
  6. Defensor del Pueblo, Dominicana, 2021
  7. Alcaldía de Panamá, Panamá, 2019
  8. Autoridad Aeronáutica Civil de Panamá, Panamá, 2017
  9. Ayuntamiento Distrito Nacional, Dominicana, 2017
  10. Ministerio de Deportes, Dominicana, 2017
¿Qué ofrece el PNUD-SIGOB para la implementación del Módulo de Sistema de Transparencia Documental (TRANSDOC)?

Para la implementación de TRANSDOC el PNUD-SIGOB ofrece:

  1. Levantamiento y análisis de información y procesos de gestión documental.
  2. Propuesta de optimización de procesos de las principales áreas.
  3. Transferencia de conocimiento al equipo contraparte para dejar capacidades instaladas para garantizar la sostenibilidad del sistema.
  4. Desarrollo y conducción de los talleres de capacitación instrumental a usuarios finales durante su implementación.
  5. Documentación, guías y medios audiovisuales para usuarios del sistema.
  6. Implementación de rutinas de seguimiento y monitoreo sobre la gestión de correspondencias.
  7. Una plataforma digital que soporta todas las operaciones vinculadas a:
    • Correspondencia de Origen Externo.
    • Correspondencia de Origen Interno.
    • Correspondencia en los Archivos Electrónicos.
¿Cuáles son los requisitos para la implementación del Módulo de Sistema de Transparencia Documental (TRANSDOC)?

Contar con un líder del Centro Gobierno, con amplio conocimiento en los procesos de gestión documental de la institución, quien deberá:

  • Realizar seguimiento a la ejecución del programa de trabajo presentado por PNUD-SIGOB.
  • Canalizar ante la máxima autoridad de la institución las decisiones y aprobaciones de envergadura que contribuyen a la buena marcha de la implementación.
  • Coordinar y revisar con la contraparte operativa, el desarrollo de acciones claves, el avance de cumplimiento del programa de trabajo y las acciones pendientes para el logro de la implementación en toda la institución.
  • Coordinar con personal de apoyo (Informática, Recursos Humanos, Administrativa, entre otros), las actividades macro de mayor relevancia, que contribuyen a facilitar el desarrollo de la implementación del Sistema TRANSDOC en la Institución.
  • Participar en la definición de las normas para la oficialización de los nuevos procesos de trabajo basados en los componentes del PNUD-SIGOB.

Contar con un equipo operativo que deberá:

  • Coordinar y acompañar en las sesiones de levantamiento de información y parametrización.
  • Capacitar y asistir a los usuarios.
  • Administrar el sistema de correspondencia.
  • Dar seguimiento y monitoreo a la gestión de correspondencias.
  • Definir los procesos de racionalización para la gestión de correspondencia.
  • Monitorear el uso del sistema y preparar las estadísticas de uso en las áreas que se ha puesto en operación.
  • Garantizar la implementación de las normas diseñadas para la gestión de correspondencia.
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Resultados Esperados

1. Contar con una ventanilla única de registro de correspondencia externa (física y virtual).





3. Trazabilidad y manejo de documentos electrónicos




5. Envío automatizado al destinatario.
2. Optimización de los procesos de gestión de los principales servicios institucionales
Realizar el levantamiento de información sobre los principales servicios que presta la entidad a la ciudadanía, identificando las fases de su ejecución, responsables y tiempos de ejecución, hasta la respuesta al solicitante.

4. Facilita el seguimiento, control y aseguramiento de la calidad




6. Disminución del consumo de papel e insumos, debido al uso de expedientes electrónicos dentro de la institución

Experiencias

1. Colombia, Consejo Superior de la Judicatura, 2016 – a la fecha

a. Indicadores del Proceso

Más de 550 áreas
Subáreas y grupos de trabajo en todo el territorio de Colombia vinculados
2.619 funcionarios capacitados
Y en condiciones de gestionar comunicaciones

b. Aporte a las políticas públicas gestionadas

4,1 millones de correspondencias:
Del 2016 al 15 de febrero del 2022 se han registrado un total
2,08 millones de correspondencias externas
2,1 millones de correspondencias internas
93% de efectividad en la gestión
De cada 100 comunicaciones recibidas, 93 se encuentran finalizadas y siete (7) en proceso de gestión.
12,9 días hábiles
El tiempo de gestión promedio de los documentos
2. Colombia, Altas Cortes – Consejo de Estado, 2016 – a la fecha

a. Indicadores del Proceso

29 áreas del Consejo de Estado
403 funcionarios capacitados
Y en condiciones de gestionar comunicaciones

b. Aporte a las políticas públicas gestionadas

Un total de 32.543 correspondencias
Se han registrado desde el 2017 a febrero de 2022, disponibles en la búsqueda de archivos y con la trazabilidad de su gestión:
11.693 externas
20.850 internas
96% de efectividad en la gestión
De cada 100 comunicaciones recibidas, 96 se encuentran finalizadas y cuatro (4) en proceso de gestión.
Se recibieron un total de 5.157 solicitudes ciudadanas
Y fueron contestadas en un tiempo promedio de 5,9 días hábiles. Es decir 25 días menos que lo establecido en la ley.
Durante los últimos 14 meses se han recibido un total de 2.244 solicitudes ciudadanas y se han respondido en un lapso menos a 5,2 días.
Registro en línea y por correo electrónico de los ciudadanos disponible 24/7.
El ciudadano puede registrar su solicitud en menos de 5 minutos. Anteriormente podía llevar hasta 72 horas el registro de una solicitud, debido a que se enviaban por correo portal.
Uso del código QR y URL en las comunicaciones
Que elabora el Consejo de Estado y que son dirigidos al ciudadano como mecanismos de firma y autenticación de la originalidad del documento

Plataforma de Gestión

GESTIÓN DE LAS CORRESPONDENCIAS
Los funcionarios responsables de la gestión de correspondencias acceso a la plataforma y visualizarán las comunicaciones que se encuentran bajo su responsabilidad de acuerdo a los roles a desempeñar y las operaciones son:

1. Finalizar. Esta operación se aplica cuando el alcance de la correspondencia es de tomar conocimiento y no requiere respuesta, por lo que al momento de aplicarse este quedará como finalizado y disponible en archivo.
2. Transferir. Cuando el funcionario tienen la necesidad de remitir esta comunicación a otro funcionario o área para su gestión.
3. Responder. Cuando se requiere elaborar una respuesta o derivada a la correspondencia que se está gestionando.




gestion de las correspondencias. TRANSDOC

Proceso de Implementación

  • Paso 1: Parametrización. Una vez conformado el equipo de implementación a través de talleres, en coordinación con los funcionarios designados, se realiza el levantamiento de información de las áreas sobre la gestión de correspondencias, que tienen como finalidad elaborar diagnóstico y línea de base, se determina la red de trabajo, atributos, tipos de correspondencias, plazos de gestión.
  • Paso 2: Aplicación del sistema. En este punto se trabaja con el área de tecnología y sistemas de la institución para instalar la base de datos y software de las aplicaciones web y de escritorio, se estructura y parametriza la información; así como, la creación de los usuarios.
  • Paso 3: Implementación. Mediante talleres de capacitación los funcionarios que conformarán la red de trabajo inician la implementación para la recepción de correspondencia externa, gestión de correspondencia, la elaboración de correspondencia y envío a través de la mesa de salida. En caso de ser necesario se actualizan los procesos de gestión documental.
  • Paso 4: Revisión de la práctica. En esta parte del proceso de implementación se proporciona un acompañamiento y seguimiento constante al cumplimiento de los procesos de trabajo y la observación de buenas prácticas, en caso necesario se realizan los ajustes correspondientes.