Presentación
El Centro de Gestión (CG) es un sistema de trabajo que combina métodos, procedimientos e instrumentos informáticos orientados a fortalecer la capacidad de acción ejecutiva de la Autoridad de Gobierno, mejorando el funcionamiento y efectividad de los equipos ejecutivos o gabinetes y aumentando la proactividad, coordinación y uso oportuno de la información en relación con:
- El registro, evaluación y gestión de las solicitudes que recibe su despacho,
- La programación y gestión de su agenda diaria,
- La programación y gestión de los acuerdos-compromisos derivados de su acción ejecutiva y/o instrucciones de trabajo derivadas de su competencia o gestión cotidiana.
El CG estructura una red de gestión en la cual se organiza de manera sistémica un proceso de trabajo para el “antes,” “durante,” y “después” de la acción ejecutiva de la Autoridad de Gobierno, incluyendo intervenciones con ciudadanos, sesiones del gabinete, reuniones con organizaciones de la sociedad civil, autoridades de gobiernos subnacionales y locales, cuerpo diplomático, entre otras.
Toda Autoridad de Gobierno enfrenta dos grandes desafíos:
1) Posicionar la estrategia institucional y,
2) Administrar las crisis y emergencias propias de un ámbito de esta naturaleza.
En este sentido, su agenda es un espacio que se ve demandado por un innumerable tipo de actores y temas que, si no cuentan con una adecuada metodología de gestión y organización, puede enfocarse al exclusivo trato de las emergencias, dejando de lado aspectos de la transformación estructural y estratégica de su mandato. Lograr este equilibrio es una tarea compleja que el Centro de Gestión (CG) viene desarrollando como método de trabajo desde hace más de 29 años con el fin contribuir a la efectividad de los Gobiernos.
El sistema de trabajo del CG puede ser implementado en:
- Nivel Ejecutivo: Presidencias de la República, Ministerios, Gobernaciones, Alcaldías.
- Nivel Judicial: Presidencias de Cortes Supremas de Justicia, Fiscalías Generales y otros ámbitos del sector.
- Órganos de control y entidades descentralizadas del Gobierno Central: Procuradurías, Contralorías, Direcciones de organismos descentralizados.
Desde el año 1992 el Centro de Gestión se ha implementado en más de 90 instituciones:
Algunos números son:
- 28 Presidencias
- 31 Ministerios
- 21 Gobiernos Subnacionales
Las últimas cinco (5) implementaciones son las siguientes:
- Presidencia de la República, Honduras (2014-2015)
- Ministerio de Economía y Finanzas, Panamá (2016)
- Primer Ministro y Miembros del Consejo Presidencial, Libia (2017)
- Fiscalía General de la Nación, Colombia (2017)
- Ministerio de Justicia y el Derecho, Colombia (2018)
- Definición de políticas de gestión, roles, responsabilidades del equipo de trabajo vinculado a la agenda de la Autoridad de Gobierno;
- Plataforma informática que permite a los funcionarios miembros de la red conocer, gestionar, interactuar y dar seguimiento a sus responsabilidades relacionadas con la agenda de la Autoridad de Gobierno;
- Talleres de capacitación al equipo contraparte, miembros de la red de gestión y equipos de TI;
- Acompañamiento metodológico e instrumental;
- Entrega de guías orientativas y video-tutoriales sobre los procesos de gestión.
- Entrega de documento detallado con los requisitos informáticos y recursos humanos necesarios para su puesta en operación y óptimo funcionamiento.
- Participación directa del Jefe/a de Despacho o Gabinete de la Autoridad de Gobierno en calidad de contraparte sustantiva de implementación del sistema del CG.
- Contar con los recursos humanos que forman la red de gestión de CG.
- Contar con los recursos humanos a cargo de la implementación y vigilancia del buen funcionamiento de CG
Resultados Esperados
- Vinculación entre la “agenda estratégica” y la “agenda operacional” de la Autoridad de Gobierno y efectividad en la conducción y gestión de sus actividades.
- Anticipación y previsión de la agenda como una expresión proactiva del quehacer gubernamental.
- Proximidad de la gestión con las demandas de las instituciones y ciudadanos que solicitan atención directa de la Autoridad de Gobierno.
- Un alto nivel de interacción entre los miembros de la red, efectividad en el control de la gestión y cumplimiento de las principales instrucciones y compromisos asumidos por la Autoridad de Gobierno.
Experiencias
1. Despacho de la Primera Dama de Honduras (2014-2015)
a. Indicadores del Proceso
Más de 2.000 actividades de la agenda
Mayor sinergia de la agenda de la Primera Dama
Más de 40 miembros de la red capacitados
2. Fiscalía General de la Nación, Colombia (2017)
a. Indicadores del Proceso
Más de 1.300 actividades programadas
Más de 1.037 solicitudes registradas
Conformación de una red de gestión con más de 80 funcionarios
3. Ministerio de Justicia y del Derecho de Colombia (2018)
a. Indicadores del Proceso
Más de 20 áreas internas del Ministerio
Más de 1.037 solicitudes registradas
Más de 30 funcionarios
Más de 50 solicitudes
Plataforma de Gestión
AGENDA
2. Es aquí donde se concreta la programación de las actividades prioritarias que atenderá personalmente la Autoridad de Gobierno con el detalle de las fechas, horarios, duraciones, participantes, tareas preparatorias (sustantivas o logísticas), insumos requeridos, así como los temas y actores a los cuales se encuentra vinculados.
TAREAS – COMPROMISOS
SOLICITUDES
2. Las principales fases del proceso para la atención de las solicitudes ciudadanas o institucionales son:
· Recepción y Registro,
· Aceptación o Rechazo,
· Evaluación,
· Comité de Agenda,
· Decisión y Programación,
· Respuesta.
Proceso de Implementación
- Definición de políticas de gestión y estructuración de la plataforma:
- Procesos de trabajo, lineamientos y contenidos e insumos de la agenda, solicitudes y tareas-compromisos
- Conformación de red
- Definición de roles y responsabilidades de los miembros de la red y Comité de Agenda
- Inicio de los procesos de gestión
- Programación y gestión de agenda – Comité de Agenda
- Registro y gestión de solicitudes
- Programación y gestión de tareas-compromisos
- Vigilancia del funcionamiento del sistema y acompañamiento metodológico e instrumental