Presentación
Es un sistema de gestión y transparencia documental que procura transparencia y agilidad en la gestión de la documentación o correspondencia oficial que ingresa a una institución, circula a su interior, se elabora o sale de ella. TRANSDOC busca agilizar el trámite de documentos mediante mecanismos automáticos de gestión documental, reducir las intermediaciones burocráticas innecesarias que se dan alrededor de los documentos y fortalecer el control de gestión documental. TRANSDOC también busca transformar a las instituciones para que sean más sostenibles con el medio ambiente y establezcan políticas de «cero papel» papel a su interior.
Ante la necesidad de las instituciones públicas por establecer un medio de comunicación con la ciudadanía y las entidades público-privadas que permita: transparentar, optimizar los procesos y/o actividades del sistema público, así como el establecimiento de estrategias orientadas a reducir el consumo del papel, a través del uso de documentos electrónicos, han motivado que los gobiernos sean más eficientes en la gestión de las correspondencias oficiales, garantizando la respuesta al solicitante en los plazos oportunos y acorde a los requerimientos.
En ese contexto, TRANSDOC contribuye a contrarrestar el rezago de ecosistemas digitales existentes en América Latina y el Caribe y otras regiones del mundo, siendo parte del nuevo modelo de la Gobernanza y del Gobierno Electrónico, que permite mejorar los servicios en el manejo de la información documental por parte de la institución y la interacción con el ciudadano y otras instituciones, simplificando los procesos de gestión documental y facilitando la creación de canales de comunicación que garanticen el acceso a la información con transparencia.
TRANSDOC puede implementarse en cualquier entidad pública ya que las correspondencias son el medio oficial e institucional de comunicación. TRANSDOC también beneficia a la ciudadanía en general que solicita acciones y recibe respuestas a través de la correspondencia.
TRANSDOC ha sido implementado en 106 instituciones en América Latina y el Caribe:
- 100 gobiernos nacionales (34 Presidencias, 43 Ministerios, entre otras instituciones)
- 3 gobiernos subnacionales
- 3 gobiernos locales
Las últimas 10 implementaciones son:
- Ministerio de la Función Pública, Guinea Ecuatorial, 2022
- Dirección General de Presupuesto, Dominicana, 2022
- Ministerio de Relaciones Exteriores, Dominicana, 2022
- Alcaldía de Barranquilla, Colombia, 2021
- SerTV, Panamá, 2021
- Defensor del Pueblo, Dominicana, 2021
- Alcaldía de Panamá, Panamá, 2019
- Autoridad Aeronáutica Civil de Panamá, Panamá, 2017
- Ayuntamiento Distrito Nacional, Dominicana, 2017
- Ministerio de Deportes, Dominicana, 2017
Para la implementación de TRANSDOC el PNUD-SIGOB ofrece:
- Levantamiento y análisis de información y procesos de gestión documental.
- Propuesta de optimización de procesos de las principales áreas.
- Transferencia de conocimiento al equipo contraparte para dejar capacidades instaladas para garantizar la sostenibilidad del sistema.
- Desarrollo y conducción de los talleres de capacitación instrumental a usuarios finales durante su implementación.
- Documentación, guías y medios audiovisuales para usuarios del sistema.
- Implementación de rutinas de seguimiento y monitoreo sobre la gestión de correspondencias.
- Una plataforma digital que soporta todas las operaciones vinculadas a:
- Correspondencia de Origen Externo.
- Correspondencia de Origen Interno.
- Correspondencia en los Archivos Electrónicos.
Contar con un líder del Centro Gobierno, con amplio conocimiento en los procesos de gestión documental de la institución, quien deberá:
- Realizar seguimiento a la ejecución del programa de trabajo presentado por PNUD-SIGOB.
- Canalizar ante la máxima autoridad de la institución las decisiones y aprobaciones de envergadura que contribuyen a la buena marcha de la implementación.
- Coordinar y revisar con la contraparte operativa, el desarrollo de acciones claves, el avance de cumplimiento del programa de trabajo y las acciones pendientes para el logro de la implementación en toda la institución.
- Coordinar con personal de apoyo (Informática, Recursos Humanos, Administrativa, entre otros), las actividades macro de mayor relevancia, que contribuyen a facilitar el desarrollo de la implementación del Sistema TRANSDOC en la Institución.
- Participar en la definición de las normas para la oficialización de los nuevos procesos de trabajo basados en los componentes del PNUD-SIGOB.
Contar con un equipo operativo que deberá:
- Coordinar y acompañar en las sesiones de levantamiento de información y parametrización.
- Capacitar y asistir a los usuarios.
- Administrar el sistema de correspondencia.
- Dar seguimiento y monitoreo a la gestión de correspondencias.
- Definir los procesos de racionalización para la gestión de correspondencia.
- Monitorear el uso del sistema y preparar las estadísticas de uso en las áreas que se ha puesto en operación.
- Garantizar la implementación de las normas diseñadas para la gestión de correspondencia.
Resultados Esperados
1. Contar con una ventanilla única de registro de correspondencia externa (física y virtual).
3. Trazabilidad y manejo de documentos electrónicos
5. Envío automatizado al destinatario.
2. Optimización de los procesos de gestión de los principales servicios institucionales
4. Facilita el seguimiento, control y aseguramiento de la calidad
6. Disminución del consumo de papel e insumos, debido al uso de expedientes electrónicos dentro de la institución
Experiencias
1. Colombia, Consejo Superior de la Judicatura, 2016 – a la fecha
a. Indicadores del Proceso
Más de 550 áreas
2.619 funcionarios capacitados
b. Aporte a las políticas públicas gestionadas
4,1 millones de correspondencias:
2,08 millones de correspondencias externas
2,1 millones de correspondencias internas
93% de efectividad en la gestión
12,9 días hábiles
2. Colombia, Altas Cortes – Consejo de Estado, 2016 – a la fecha
a. Indicadores del Proceso
29 áreas del Consejo de Estado
403 funcionarios capacitados
b. Aporte a las políticas públicas gestionadas
Un total de 32.543 correspondencias
11.693 externas
20.850 internas
96% de efectividad en la gestión
Se recibieron un total de 5.157 solicitudes ciudadanas
Durante los últimos 14 meses se han recibido un total de 2.244 solicitudes ciudadanas y se han respondido en un lapso menos a 5,2 días.
Registro en línea y por correo electrónico de los ciudadanos disponible 24/7.
Uso del código QR y URL en las comunicaciones
Plataforma de Gestión
GESTIÓN DE LAS CORRESPONDENCIAS
1. Finalizar. Esta operación se aplica cuando el alcance de la correspondencia es de tomar conocimiento y no requiere respuesta, por lo que al momento de aplicarse este quedará como finalizado y disponible en archivo.
2. Transferir. Cuando el funcionario tienen la necesidad de remitir esta comunicación a otro funcionario o área para su gestión.
3. Responder. Cuando se requiere elaborar una respuesta o derivada a la correspondencia que se está gestionando.
Proceso de Implementación
- Paso 1: Parametrización. Una vez conformado el equipo de implementación a través de talleres, en coordinación con los funcionarios designados, se realiza el levantamiento de información de las áreas sobre la gestión de correspondencias, que tienen como finalidad elaborar diagnóstico y línea de base, se determina la red de trabajo, atributos, tipos de correspondencias, plazos de gestión.
- Paso 2: Aplicación del sistema. En este punto se trabaja con el área de tecnología y sistemas de la institución para instalar la base de datos y software de las aplicaciones web y de escritorio, se estructura y parametriza la información; así como, la creación de los usuarios.
- Paso 3: Implementación. Mediante talleres de capacitación los funcionarios que conformarán la red de trabajo inician la implementación para la recepción de correspondencia externa, gestión de correspondencia, la elaboración de correspondencia y envío a través de la mesa de salida. En caso de ser necesario se actualizan los procesos de gestión documental.
- Paso 4: Revisión de la práctica. En esta parte del proceso de implementación se proporciona un acompañamiento y seguimiento constante al cumplimiento de los procesos de trabajo y la observación de buenas prácticas, en caso necesario se realizan los ajustes correspondientes.
