GESTIÓN DE TAREAS – CUMPLE

Presentación

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CUMPLE es un método y herramienta de trabajo orientado a organizar y facilitar la gestionar tareas, compromisos, acuerdos, medidas, e indicaciones de cumplimiento en el corto plazo y con una rápida ejecución. Permite organizar grupos de trabajo y generar grupos temáticos con el fin de hacer el seguimiento a las instrucciones/tareas dadas por la autoridad para asegurar su cumplimiento en tiempo y forma, y permitiendo la retroalimentación rápida para adaptar y optimizar esfuerzos de forma constante y en tiempo real.

¿Cuál es el contexto?

Las autoridades de gobierno se enfrentan cotidianamente a dificultades para coordinar equipos de trabajo, administrar y dar seguimiento a un conjunto de tareas asociadas a temas propios de la gestión institucional y que demandan un seguimiento cercano por parte de las autoridades. Entendiendo esa necesidad, el PNUD-SIGOB desarrolló el Sistema CUMPLE.

¿Para quién es el Módulo de Gestión de Tareas – CUMPLE?

CUMPLE busca apoyar la gestión de los gobiernos a nivel nacional, subnacional y local, que busquen una metodología para gestionar las diversas acciones que demandan un seguimiento cercano y organizado por parte de las autoridades y que busquen ser realizados en el corto plazo y con una ejecución ágil.

¿En donde se ha implementado el Módulo de Gestión de Tareas – CUMPLE?
  1. Municipio San Martín, El Salvador: 2022 – actual
  2. Municipio San Miguel, El Salvador: 2021 – actual
  3. Gobernación de Alagoas, Brasil: 2021 – actual
  4. Gobernación del Chaco, Argentina: 2020 – actual
  5. Ministerio de Salud, República Dominicana: 2020
¿Qué ofrece el PNUD-SIGOB para la implementación del Módulo de Gestión de Tareas – CUMPLE?

El PNUD SIGOB ofrece una metodología compuesta de:

  1. Acompañamiento en la definición de las tareas
  2. Realización de talleres de capacitación del Sistema a los programadores y los equipos responsables de tareas
  3. Implementación de una rutina de gestión y seguimiento a las tareas programadas
  4. Transferencia de conocimiento al equipo contraparte
  5. Entrega de documentación y herramientas audiovisuales para usuarios del sistema.
¿Cuáles son los requisitos para la implementación del Módulo de Gestión de Tareas – CUMPLE?

Contar con un programador de Tareas

  • Funcionario con la capacidad de interpretar las instrucciones, indicaciones de la autoridad institucional para convertirlas en tareas, asignar responsables y definir fechas
  • Debe ser una persona de confianza de la autoridad institucional
  • Debe conocer las direcciones y funciones de la institución

Contar con los Responsables de Tareas

  • Funcionario con la capacidad de ejecutar las tareas que le son asignadas
  • Debe ser una persona líder de área y proactiva con el cumplimiento de sus actividades.
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Resultados Esperados

  1. Identificación de tareas traduciendo los documentos de política o procesos internos que deban ser gestionados de manera ágil y con fechas de cumplimiento establecidas.
  2. Grupos de trabajo identificados y organizados en rutinas de trabajo, que les permiten gestionar las tareas y hacer el seguimiento oportuno por medio de la plataforma de los avances, cumplimientos o atrasos.
  3. Información en línea y en tiempo real del avance del cumplimiento de las tareas programadas, así como de los posibles problemas en la gestión.
  4. Las autoridades acceden al estado de gestión de las tareas y pueden evaluar la gestión, pudiendo tener control de las tareas cumplidas y, en caso de atrasos o problemas, realizar ajustes en la programación o tomar los cursos de acción correspondientes.

Experiencias

1. Gobernación del Chaco, Argentina: 2020 – actual

La metodología de seguimiento a las solicitudes de la población, han posibilitado que chaqueños y chaqueñas reciban una asistencia directa a necesidades urgente por parte del Gobierno para atender peticiones puntuales.

CUMPLE se constituye en un método y herramienta que permite encaminar de forma rápida y simple los pedidos de asistencia de la población y que llegan a las manos del gobernador, quien los entrega a su equipo de trabajo para que se registren, se defina un responsable y una fecha en la cual debe ser cumplida la petición.

Experiencia funcionamiento Gobierno del Chaco

a. Indicadores de Resultado

556 soluciones de vivienda
Para los ciudadanos. Entrega de nuevas viviendas, de materiales para construcción o reparación de las existentes.
573 soluciones de empleabilidad
Consecución de puestos de trabajo o entrega de herramientas de trabajo
185 ayudas económicas entregadas
Para diferentes gastos personales y familiares
49 soluciones de agua potable
Realización de obras y entrega de insumos.

b. Indicadores de la implementación

6.085 solicitudes gestionadas
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791 fichas técnicas
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28 instituciones vinculadas
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47 funcionarios miembros de la red de gestión
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2. Municipio San Miguel, El Salvador: 2021 – actual

CUMPLE da soporte a las tareas que son coordinadas desde el Comité Municipal de Prevención de la Violencia como respuesta a la Iniciativa Spotlight del PNUD, la cual tiene como fin contribuir a visibilizar y eliminar todas las formas de violencia contra las mujeres y las niñas. Esta iniciativa busca acompañar los proyectos que busquen conseguir la igualdad de género y el empoderamiento femenino.

Resultados

  • La Alcaldía de San Miguel cuenta con un mecanismo que le permitió traducir los ejes estratégicos del POA en tareas gestionables con responsables concretos y fechas de cumplimiento establecidas,
  • CUMPLE permite a la Comisión Municipal de Prevención de la Violencia (CMPV) tener información actualizada sobre la gestión de las tareas, facilitado el seguimiento de los avances del Plan y el reconocimiento de atrasos en el mismo.

a. Indicadores de la Implementación

21 instituciones vinculadas
97 tareas programadas
79 tareas en gestión
27 funcionarios capacitados
3. Ministerio de Salud, República Dominicana: 2020 – 2021

El Ministerio de Salud Pública y Asistencia Social (MISPAS) implementó el Sistema CUMPLE como herramienta de apoyo al seguimiento de las actividades definidas para poner en marcha procesos, planes o estrategias que contribuyan al desarrollo institucional y a su fortalecimiento como órgano rector del Sistema Nacional de Salud, así como en cumplimiento de las funciones atinentes a los entes de la administración pública.

Cumple dio soporte a la toma de muestras en los torneos deportivos para prevenir los contagios por COVID-19, el Sistema de Gestión de Calidad (Modelo institucional) y el Plan Marco Común de Evaluación (CAF).

a. Indicadores de la Implementación

11 áreas de la institución vinculadas
117 tareas programadas
43 tareas gestionadas
16 funcionarios capacitados

Plataforma de Gestión

VISTA DESDE EL AMBIENTE DE ESCRITORIO
El Sistema de Tareas CUMPLE presenta al equipo de trabajo una herramienta que consolida todos los grupos y tareas programadas. Desde aquí, los funcionarios podrán conocer de manera rápida la totalidad de tareas a su cargo, así como de los estados en los que se encuentran. También permite conocer los grupos de tareas creados y podrán revisar las notificaciones de las acciones pendientes en el sistema, como nuevas tareas asignadas, reportes sin revisar, etc.

Las siguientes imágenes muestran la información con la que se puede interactuar dentro de la Plataforma.
1.       Contador de las tareas asignadas y sus estados.
2.       Grupos de tareas que permiten organizar las tareas asignadas.
3.       Botones para crear nuevas tareas y grupos de tareas (Esta funcionalidad esta habilitada solo para programadores).
4.       Contador de tareas existentes en cada grupo dependiendo de su estado
5.       Panel de notificaciones que informan al programador o responsable sobre las acciones sin revisar.


Vista desde el ambiente de escritorio. CUMPLE





6. Información detallada de la tarea: descripción, grupo al que pertenece, fecha y responsable de cumplimiento.
7. Sección de mensajes que permite una comunicación directa entre el responsable y el programador.
8. Reporte de acciones: Que muestra el histórico de los avances de la tarea reportado por el responsable.



Vista desde el ambiente de escritorio2. CUMPLE
VISTA DESDE EL AMBIENTE DE MÓVIL
El Sistema CUMPLE también permite la consulta y gestión de tareas a través del celular. El tablero cuenta con la siguiente información.
1.       Tablero general del contador de tareas con su estado de gestión.
2.       Listado de grupos de tareas con un contador de las tareas asignadas y su estado
3.       Menú para creación de nuevas tareas o grupos
4.       Menú de notificaciones que informan al programador o responsable sobre las acciones sin revisar.



vista móvil. Cumple







5. Información detallada de la tarea: descripción, grupo al que pertenece, fecha y responsable de cumplimiento.
6. Opción para cargar evidencias de los avances de las tareas


vista móvil. Cumple






7. Espacio de reporte de acciones, en el que los responsables registran sus avances correspondientes.


vista móvil. Cumple

Proceso de Implementación

Origen de las tareas
Identificación del origen de las tareas (Agenda, acuerdos, actas, resoluciones, planes de acción) y traducir las actividades en tareas gestionables.
Programación
Registro de tareas en el Sistema considerando el origen definido de las mismas, se asignan responsables de gestión y fechas de cumplimiento.
Gestión y Cumplimiento
Acompañamiento en el control y la gestión de las tareas. Revisión de las tareas cumplidas, oportuna identificación de problemas y seguimiento a los atrasos, con el fin de realizar los ajustes o reprogramaciones pertinentes que permitan el cumplimiento.