Presentación
La metodología de apoyo a la elaboración y difusión del PEI busca apoyar a las instituciones en la construcción de planes estratégicos realistas e innovadores, bajo una perspectiva de gobernanza.
La mayoría de las instituciones estatales en América Latina y el Caribe presentan cada 4 o 5 años, su Plan Estratégico Institucional (PEI).
Cómo, por ejemplo, en República Dominicana las instituciones públicas están obligadas por ley a presentar su PEI cada quinquenio.
La metodología PEI es apta para cualquier institución de la administración pública que se encuentre ante la necesidad de desarrollar su próximo Plan Estratégico Institucional.
- En la Suprema Corte de Justicia de República Dominicana, 2019 (inicio del proyecto)
- En la Oficina Nacional de la Defensa Pública de República Dominicana, 2020 (inicio del proyecto)
- En el Defensor del Pueblo de República Dominicana, 2021 (inicio del proyecto).
La implementación abarca:
- Metodología de investigación del contexto institucional, dentro del marco normativo.
- Planificación, organización y seguimiento de las Mesas de Trabajo (elaboración de las agendas, asistencia para las convocatorias, acompañamiento en los conversatorios y sistematización de las conclusiones.
- Redacción del PEI estructurado en torno a los ejes estratégicos definidos por la institución, lo cual incluye la definición y descripción de Objetivos, Líneas de Acción y un enfoque innovador de los Productos.
- Elaboración de un documento definitorio de las pautas para la gobernanza del PEI.
- Desarrollo de una Landing page para la socialización y difusión.
- Contar con una contraparte que asuma el compromiso de conformar un equipo institucional de expertos para las validaciones que requiera el PEI en el período de su construcción.
Resultados y Experiencias
La metodología para la construcción del PEI, permite contar con una Plan Estratégico realista, adaptado a la realidad institucional, con productos realizables en el corto, mediano y largo plazo bajo una perspectiva de gobernanza.
1. Oficina Nacional de la Defensa Pública (ONDP) de República Dominicana, 2021-2025
Objetivado el rol de la ONDP
La ONDP es una institución joven que coexiste con otros actores de la administración de justicia: el Poder Judicial y el Ministerio Público, con los que debe alinearse a fin de garantizar el contrapeso en el debido proceso.
Mesas de trabajo colaborativas
Se realizaron 10 Mesas de trabajo colaborativa permitiendo la construcción del diagnóstico situacional de la ONDP.
3 Ejes Imperativos del Plan Estratégico
El Plan Estratégico de la Defensa Pública se ha estructurado en base a 3 ejes de transformación, denominados Imperativos, los cuales han sido construidos de manera colaborativa con las instituciones del Sistema de Justicia con las que interactúa, a fin de proveer un servicio eficiente y eficaz
2. Defensor del Pueblo de República Dominicana, 2021-2026
Diagnóstico
Se realizaron entrevistas con el Defensor del Pueblo y referentes claves de la institución, para determinar una línea de base que permita encarar el mejoramiento de los productos institucionales estratégicos. Como resultado: Construcción de Ciudadanía, Garantismo y Gobernanza Institucional
Mesas de Trabajo Telemáticas
Las conclusiones de las mesas de trabajo y los resultados de las encuestas institucionales fueron recogidas y plasmados en el presente documento, el cual ha sido elaborado siguiendo el marco orientador plasmado en la Agenda 2030
Encuestas Institucionales
Se realizaron entrevistas con el Defensor del Pueblo y referentes claves de la institución, para determinar una línea de base que permita encarar el mejoramiento de los productos institucionales estratégicos. Como resultado, se definieron los tres ejes fundamentales: Construcción de Ciudadanía, Garantismo y Gobernanza Institucional, en torno a los cuales se estarían abordando los objetivos y acciones del Plan Estratégico Institucional 2021-2027.
Plataforma de Gestión
VISTA CONSULTA GENERAL
El PEI ofrece una vista de consulta general donde se plasman los resultados del Plan Estratégico por objetivo e Imperativo, los productos fueron definidos en las mesas de trabajo y los ámbitos de impacto de cada producto. La plataforma de consulta del PEI cuenta con:
1. Productos
2. Objetivos
3. Imperativos
4. Línea de acción
5. Mesas de trabajo
6. Ámbito de impacto
1. Productos
2. Objetivos
3. Imperativos
4. Línea de acción
5. Mesas de trabajo
6. Ámbito de impacto
VISTA IMPERATIVOS
En esta visualización se observa la información del PLAN ESTRATÉGICO, agrupada por los imperativos, el objetivo, las líneas de acción y los productos concretos para los imperativos que son los ejes más importantes. Esta vista cuenta con la siguiente información:
1. Imperativo
2. Objetivos
3. Línea de acción
4. Producto
5. Mesas de trabajo
6. Ámbito de Impacto
1. Imperativo
2. Objetivos
3. Línea de acción
4. Producto
5. Mesas de trabajo
6. Ámbito de Impacto
VISTA ÁMBITOS DE IMPACTO
En esta vista del Dashboard de consulta se muestran los productos que están impactando en la sociedad civil, jueces, fiscales, etc.
También se obtiene la siguiente información:
1. Ámbito de impacto
2. Productos
3. Línea de acción
4. Objetivos
También se obtiene la siguiente información:
1. Ámbito de impacto
2. Productos
3. Línea de acción
4. Objetivos
Proceso de Implementación
Etapa 1: Diagnóstico
- Evaluación del nivel de cumplimiento de los objetivos, metas, resultados e impactos, definidos en el PEI anterior.
- Preparar un diagnóstico de la situación actual de la institución, en el marco de la Planificación Estratégica, en el cual se identifiquen los factores críticos y líneas de mejoras, que garanticen la actuación sobre los aspectos de mayor incidencia y repercusión.
Etapa 2: Debate
- Planificación, apoyo y acompañamiento en las reuniones de las mesas de trabajo, aplicando mecanismos de interacción y trabajo colaborativo entre los participantes internos y externos.
- Documentar en los formatos definidos, todos los datos e información que surjan en los procesos de mesas de trabajos.
Etapa 3: Construcción
- Definir el nuevo Marco Estratégico, con los actores principales y grupos focales.
- Establecer los ejes, objetivos estratégicos y líneas de acción.
- Reformular y/o revisar bilateralmente la visión, misión y valores de la institución.
- Formular el marco operativo para la ejecución del PEI (gobernanza), cual debe contemplar los aspectos de programación, método de implementación, seguimiento y evaluación de este.
- Formular e identificar metas e indicadores de logros del Plan.
- Identificar, definir y presupuestar los grandes proyectos a ejecutar para alcanzar los objetivos del PEI.
- Identificar para cada uno los criterios de medición de resultados y el balance scorecard de cada proyecto.
- Preparar Plan Estratégico preliminar a los fines revisión, ajustes y aprobación final.
Etapa 4: Difusión y socialización
- Elaborar el Plan Estratégico y acompañar en su difusión mediante una landing page diseñada y programada ad hoc.
- Presentación y socialización de resultados e informe final, a los actores principales que componen los diferentes órganos y áreas de apoyo de la institución.