Presentación
El sistema de Trámites Regulares Estructurados (TRE) es una metodología de simplificación y racionalización de procesos de trabajo que tienen como objetivo la generación de un producto o servicio interno de la misma institución.
El TRE busca transparentar y hacer más eficientes los complejos flujos de trabajo donde se involucran a los funcionarios de las diferentes áreas de una institución, presentando de forma clara la trazabilidad y el paso a paso para el logro de los productos o servicios institucionales esperados.
Las instituciones públicas se enfrentan cada día con complejas estructuras y normativas para la ejecución de sus programas y proyectos. Estas complejidades exigen que las mismas instituciones cuenten con procesos estructurados de trabajo que deben estar ajustados a una lógica eficiente, transparente y ajustada a las normas legales que los rigen. Los procesos estructurados deben atender la necesidad de mostrar los avances o atrasos a las autoridades responsables para la oportuna toma de decisiones.
El TRE se enfoca en hacer más eficientes las actividades y responsabilidades de los funcionarios institucionales que están vinculados a cada proceso estructurado de trabajo. El primer interés parte de las propias autoridades de la institución que buscan la eficiencia y transparencia en sus procesos internos. El logro de este objetivo inicial permite que la ciudadanía en general reciba una atención más rápida y eficiente por parte de las instituciones públicas.
TRE tiene a la fecha más de 30 implementación a nivel regional, siendo las mas destacadas las siguientes:
Panamá:
- Ministerio de Economía y Finanzas
- Ministerio de Gobierno
- Ministerio de Relaciones Exteriores
- Autoridad de Aeronáutica Civil
- Banco Hipotecario Nacional
- Sistema Estatal de Radio y Televisión
El Salvador
- Ministerio de Justicia y Seguridad Pública – Policía Nacional Civil
República Dominicana
- Tribunal Supremo Electoral
- Tribunal de Cuentas
- Alcaldía del Distrito Nacional
- Dirección de Impuestos Internos
Argentina
- Gobernación de la Provincia del Chaco
- Construcción colaborativa de la de estructura de trámites de forma gráfica (flujograma);
- Soporte íntegro a la gestión de los trámites definidos;
- Control completo de fases y actividades de cada trámite;
- Interoperabilidad con Módulos del SIGOB: Correspondencia/TRANSDOC, e-mail y Módulos de Información y Análisis (MIA´s).
Para la exitosa implementación del Sistema de Trámites Regulares Estructurados se requiere de un equipo de trabajo institucional de las áreas de Organización y Método (OyM), Control de Calidad o Desarrollo Institucional. Éstas son normalmente las áreas de la institución que se responsabilizan por la normalización de los procesos internos institucionales.
Es requisito fundamental contar con una clara y firme decisión de las autoridades en apoyar y sostener un arduo proceso de transformación institucional, ya que se debe atacar los vicios comunes en la gestión pública y reemplazarlos por procedimientos virtuosos que permiten la eficiencia y transparencia en la gestión pública.
Contar con un equipo de tecnología informática para el correcto uso y mantenimiento de las funcionalidades de la aplicación o software del sistema TRE.
Resultados Esperados
- Procesos técnicos y administrativos optimizados y transparentes para el logro de los productos deseados.
- Funcionarios institucionales capacitados en la metodología de racionalización de procesos y en el uso eficiente de la herramienta informática.
- Levantamiento y diagramación de los flujos de procesos para los trámites que pasarán por el TRE.
Experiencias
1. Panamá, Ministerio de Economía y Finanzas (inicio 2019 – en uso hasta la fecha)
a. Indicadores del Proceso
Metodologías de PNUD-SIGOB
Más de 10 mil procesos
Más de 130 millones de Balboas
250 personas
Racionalización y digitalización
Traspaso digital de los documentos
2. El Salvador, Ministerio de Justicia y Seguridad Pública – PNC Policía Nacional Civil (Inicio 2018 – en uso hasta la fecha)
22 Instituciones
Vinculadas
64 Iniciativas
Priorizadas
194 Funcionarios Capacitados
Plataforma de Gestión
Registro Propuesta de un Trámite
Representación gráfica del Diagrama de Flujo
Consulta de los Trámites Retrasados
Consulta de los Trámites en Gestión Normal
Control de Trámites
Mis Actividades en Ejecución
Control de Actividades
Estadísticas
Proceso de Implementación
La implementación del TRE se inicia con el levantamiento y documentación de los actuales flujos de procesos para cada uno de los tramites que harán parte del sistema de trabajo.
Sobre estos flujos inicialmente documentados, se aplican las metodologías de racionalización, juicios de valor agregado a cada actividad/paso del proceso y su concordancia con las normas legales vigentes que lo rigen.
Se propone una racionalización y simplificación del proceso cuando exista la posibilidad. En otros casos se procede a corregir y agregar actividades/pasos que están en las normas pero que no eran cumplidos por los procesos gestionados en forma empírica por las instituciones.
Con los nuevos flujos racionados, simplificados y ajustados a derechos, se procede a las jornadas de capacitación de todos los funcionarios involucrados en los mencionados procesos, para posteriormente iniciar la puesta en operación.
La puesta en operación requiere de una atención fija en los primeros meses de operación, para asegurar la real y disciplinada aplicación de los cambios metodológicos y procedimentales que exigen los nuevos procesos del TRE. Estos son, acciones específicas para romper con los esquemas iniciales de los tramites no racionalizados.